Faks w kancelariach prawnych i obsłudze prawnej
Kancelarie utrzymują faks głównie z myślą o sytuacjach, w których druga strona nadal obsługuje faks (czasem także w kontaktach zagranicznych) i oczekuje dokumentu tą drogą – niezależnie od tego, że po stronie kancelarii dokumenty funkcjonują już w formie elektronicznej.
otoFaks pozwala zachować taki kanał bez sprzętu: dokument wysyłasz jako plik (PDF), a po wysyłce masz status/raport transmisji, który możesz dołączyć do akt sprawy.
Kiedy faks ma sens w kancelarii?
- kontakt z podmiotami, które nadal wskazują faks jako kanał dla wybranych spraw,
- korespondencja robocza/techniczna, gdy partner prosi o przesłanie dokumentu faksem,
- potrzeba szybkiego przesłania podpisanego skanu z potwierdzeniem wysyłki (np. porozumienia, aneksu),
- współpraca z działami prawno-administracyjnymi klientów, które mają utrwalone procedury „na faks”,
- porządek w obiegu dokumentów – oddzielny numer i e-mail dla sekretariatu lub recepcji.
Warto traktować faks jako „narzędzie kompatybilności” — używane wtedy, gdy wymaga tego konkretna procedura u konkretnego odbiorcy, a po swojej stronie zachowujesz wygodę pracy na plikach PDF i e-mailu.
Jak uruchomić faks w kancelarii
- Załóż konto i wybierz usługę faksu.
- Wybierz numer (miejski) – lista numerów.
- Ustaw odbiór na e-mail (np. sekretariat, recepcja) i archiwizację PDF.
- Do wysyłki doładuj konto – instrukcja.
- Wysyłka przez WWW — wygodna w sekretariacie.
- Wysyłka e-mailem — gdy pracujesz na plikach i szablonach.
FAQ (kancelarie)
Czy raport wysyłki może się przydać?
Tak — w praktyce bywa pomocny jako potwierdzenie nadania. Jeśli masz wymóg formalny w konkretnej sprawie, zawsze kieruj się zasadami właściwej procedury i wymaganiami odbiorcy (sądu, organu, kontrahenta).
Czy mogę mieć kilka adresów e-mail do odbioru?
Tak — np. sekretariat, asystenci i dział administracyjny lub dedykowane skrzynki dla zespołów.
Czy to zastępuje systemy e-doręczeń lub inne formalne kanały?
Nie — faks internetowy jest dodatkowym kanałem tam, gdzie druga strona realnie go używa. W sprawach, w których obowiązują formalne systemy doręczeń, należy korzystać z przewidzianych procedur.
Chcesz dodać faks do kanałów kontaktu kancelarii?
Załóż konto, wybierz numer i ustaw odbiór na e-mail. Faks będzie gotowy do użycia zawsze wtedy, gdy konkretna procedura wymaga wysłania dokumentu tą drogą – bez kupowania osobnego urządzenia.