Jak stworzyć plik PDF
Najprostszy sposób to wirtualna drukarka PDF – zamiast na papier, „drukujesz do pliku”.
PDF jest rekomendowany, bo najczytelniej „przechodzi” przez wysyłkę faksu: układ strony, czcionki i grafiki są stabilne, a dokument wygląda u odbiorcy tak, jak u Ciebie. Nie jest to jednak jedyny dopuszczalny format – w otoFaks możesz wysyłać także inne typy plików (Word, Excel, PowerPoint, grafiki), ale jeśli pojawiłyby się problemy z wyglądem dokumentu, najlepiej najpierw zapisać go do PDF.
Szybko i bez instalacji (często już masz PDF w systemie)
- Windows 10/11: wybierz Drukuj → drukarka Microsoft Print to PDF → zapisz plik na dysku.
- macOS: Drukuj → w lewym dolnym rogu wybierz PDF → Zapisz jako PDF.
- Przeglądarka (Chrome/Edge): Drukuj → Zapisz jako PDF – działa dla stron WWW, potwierdzeń, formularzy itp.
Jeśli nie widzisz takiej opcji w swoim systemie — poniżej masz sprawdzoną metodę z PDFCreator, który dodaje własną „drukarkę do PDF”.
Zapoznaj się z instrukcją:
- Pobierz darmowy PDFCreator.
- Program instaluje się jako wirtualna drukarka w systemie Windows.
- Aby przekształcić dokument do PDF, wybierz w swoim programie polecenie Drukuj, a następnie jako drukarkę wybierz PDFCreator – plik PDF zostanie utworzony i zapisany.
Inne obsługiwane formaty załączników
W otoFaks możesz załączać do wysyłki faksem nie tylko pliki PDF. System akceptuje m.in.:
- Dokumenty PDF –
.pdf(rekomendowane), - Dokumenty Word –
.doc, - Arkusze Excel –
.xls, - Prezentacje PowerPoint –
.ppt, - Pliki graficzne –
.tif,.gif,.jpg,.png,.bmp.
W większości przypadków te formaty zostaną poprawnie przetworzone na obraz faksu. Jeśli jednak po wysyłce zauważysz problemy z układem (przesunięte marginesy, „rozsypane” czcionki), najlepiej najpierw zapisać dokument do PDF i wysłać ponownie w tej formie.
Wskazówki, żeby PDF dobrze „poszedł faksem”
- Ustaw format strony na A4 i standardowe marginesy.
- Unikaj bardzo jasnych szarości – faks najlepiej oddaje czarny tekst i wyraźne linie.
- Jeśli dokument ma dużo grafiki, rozważ zapis „do PDF” z mniejszą jakością (mniejszy rozmiar pliku).
- W otoFaks limit załącznika w wysyłce e-mail/WWW to zwykle 2 MB (jeśli plik jest większy, podziel dokument na części lub zmniejsz jakość).
Najczęstsze pytania o PDF
Czy muszę koniecznie używać PDF?
Nie. Możesz wysyłać także inne formaty (Word .doc, Excel .xls, PowerPoint .ppt,
grafiki .tif, .gif, .jpg, .png, .bmp).
PDF jest jednak zalecany, bo najpewniej zachowuje układ dokumentu i minimalizuje ryzyko błędów przy konwersji do formy faksu.
Jeśli po wysyłce innego formatu zauważysz problemy z wyglądem dokumentu, najlepiej zapisać go do PDF i wysłać ponownie.
Czy muszę instalować PDFCreator?
Nie zawsze. Wiele systemów ma już wbudowane „drukowanie do PDF” (np. Microsoft Print to PDF). PDFCreator to dodatkowa opcja, gdy nie masz tej funkcji albo chcesz większą kontrolę nad zapisem.
Co jeśli mój PDF ma więcej niż 2 MB?
Najprościej: zmniejsz jakość przy zapisie/drukowaniu do PDF albo podziel dokument na 2–3 pliki i wyślij je w kilku faksach (np. część 1, część 2).
Masz już PDF?
Teraz możesz go wysłać faksem — e-mailem albo przez Panel Klienta, bez drukowania i skanowania dokumentu.